Política Empresarial
Política de tratamiento de la información personal y de la web.
(Ley 1581 de 2012 Reglamentada
por el decreto 1377 de 2013)
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. es la responsable del tratamiento de los datos personales y encargada de velar que se cumpla de manera estricta y obligatoria la política de tratamiento de datos en la empresa, igualmente estarán obligados los terceros que obran en nombre de la empresa o que sin actuar en nombre de la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. traten datos personales con autorización de esta, como encargados del tramite de datos personales.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. como responsable y sus encargados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y actividades aun después de terminada su vinculación laboral, legal o comercial o de cualquier índole.
El incumplimiento a las políticas y obligaciones contenidas en este documento se debe reportar a la oficina de la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. como lo establece el artículo 23 de la ley 1377 de 2013.
Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento, aplican a las bases de datos que se encuentran bajo la responsabilidad de la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. y tendrán las medidas de seguridad como lo estable la ley General de Protección de Datos personales ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la información contenida en cada una de estas bases de datos será almacenada conforme a la pertinencia o finalidad por la cual fue recolectada, así como cuando el mismo titular de los datos haya solicitado la supresión de la misma.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIAL LTDA Identificada con el Nit. 9007805746, ubicada en la calle 4 sur #48-110 interior 652 Medellín Antioquia, cuyo sitio Web es www.agenciadesegurostamara.com.co y correo info@agenciadesegurostamara.com cuyo objetivo principal es la asesoría en seguros, ha elaborado la presente política del cumplimiento de lo señalado por la ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales en Colombia, la cual pone en conocimiento de sus clientes, proveedores, empleados, y del público en general, con el fin de informar de manera suficiente sobre su contenido.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA. se compromete a garantizar los derechos que tienen los clientes, empleados, proveedores y terceros en general. Por eso se adoptan las siguientes políticas, para el tratamiento de la información personal que son de obligatorio cumplimiento y aplicación en todas las actividades que ejerce nuestra empresa, los que la conforma y hacen parte de ella de manera total o parcial, para la recolección, el uso, la circulación, transferencia de la información y trasmisión.
Esta es nuestra política empresarial acerca del manejo de los datos suministrados por nuestros clientes.
Su información es importante para nosotros por tanto le garantizamos darle un adecuado tratamiento, de acuerdo a los estipulado por nuestra legislación Colombiana en materia de Habeas data. Lea por favor detalladamente cada uno de los parágrafos y si tiene alguna inquietud o duda frente al tema, por favor no dude en contactarnos.
Artículo 15 de la Constitución Política: Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Se une a lo anterior la Ley 1581 del 2012 como instrumento normativo promulgando en materia de protección de datos personales, normas mediante la cual se establecen las condiciones mínimas que deben observarse para el tratamiento adecuado de los datos personales por parte del responsable.
La Ley 1581 de 2012 fue reglamentada por los decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, que complementaron y aclararon las disposiciones normativas de la Regulación General y precisan el alcance de las obligaciones y deberes que están llamados a cumplir los responsables y encargados del tratamiento de datos personales.
AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA., como responsable del tratamiento de la información de los datos personales, se compromete a cumplir la normatividad de la Ley 1581 de 2012, y a promover en su organización el respecto, el cumplimiento de las normas sobre la protección de datos personales, por parte de sus funcionarios y de los encargados del tratamiento continuo y permanente de los datos.
Establecidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.
a). Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b). Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
c). Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
d). Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
e). Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
f). Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
g) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
h) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
i) Datos públicos: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
j) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.
k) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
l) Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Principios para el Tratamiento de datos personales. En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente ley, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, manifiesta que se requiere la información de datos sensibles, en la gestión de asegurabilidad previamente a su aprobación en los (Seguros de Salud, Vida entre otros.) el titular de la información está facultado conforme a la ley a entregar los datos o no.
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos, frente a la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, en calidad de responsable del tratamiento de datos.
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
c) Ser informado por AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento de los datos.
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.
Consultas. Los Titulares podrán consultar su información personal que reposan en la base de datos de AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, como encargados del Tratamiento deberán suministrar la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por el medio habilitado por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos. Los reclamos serán atendidos en un término de (15) días hábiles contados a partir del siguiente día a la fecha de recibido el mismo, la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, en calidad de responsable del tratamiento de datos, podrá prorrogar este termino en casos especiales y se le dará aviso al interesado. El nuevo plazo no puede superar los (10) días hábiles siguientes.
Canales de atención.
Punto de atención personal.
Calle 4 sur #48-110 interior 652
Horario de 8: am a 11:30 am y de 2: pm a 5:30 pm de lunes a viernes.
Medellín-Antioquia.
Virtual:
Correo electrónico: info@agenciadesegurostamara.com
WhatsApp: 316 259 8670
Portal Web: www.agenciadesegurostamara.com
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, para dar cumplimiento a los deberes, debe informar a los titulares y terceros interesados que, durante el tratamiento de sus datos personales, se dará cumplimiento según lo reglamentado en el articulo 17 de la Ley 1581 de 2012.
Cuando se presente la imposibilidad de poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la información, AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA informara a través de un aviso de privacidad, la existencia de tales políticas.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, trata la información de sus clientes, proveedores, empleados y contratistas, que se relacionan a continuación:
Datos de: nombres y apellidos, identificación, ubicación, teléfonos, datos sensibles, socioeconómicos y otros.
La AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, para el desarrollo de su operación empresarial, necesita conocer y tratar datos personales.
Los titulares sobre los cuales trata esta información:
a). Personas que aspiran a trabajar en la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
b). Empleados
c). Ex empleados
d). Proveedores
e). Ex proveedores
f). Clientes
g). Tomadores
h). Asegurados
i). Beneficiarios
j). Asesores, dependientes e independientes.
k). Clientes inactivos.
l). Visitantes
m). Otros
Con autorización previa del titular de los datos personales, le permite a la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, darle el siguiente tratamiento:
* -Realizar cotizaciones de pólizas de seguro con las compañías aseguradoras.
*-Consultar y verificar la información suministrada por los clientes.
*- Enviarles a los clientes información del estado actual de la póliza de seguro que tienen vigente o canceladas en la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
* -Enviar las pólizas a los clientes que se suscribieron en las compañías aseguradoras.
*-Tramitar las renovaciones de las pólizas de seguro de los clientes, que tienen contratada con las compañías aseguradoras.
*- Contactar a los clientes para la renovación de las pólizas de seguros y su aprobación, según las coberturas y valor de la prima.
*-Realizar trámite de cobro de cartera a los clientes, ya sea por cuenta propia o por un tercero.
*- Gestionar ante las aseguradoras, las solicitudes de reclamación de la póliza de seguro y hacer seguimiento al siniestro.
*-Contactar a los clientes para actualizar su información en la base de datos de la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTA.
*-Tramitar las diferentes modificaciones que solicite el cliente, relacionadas con los seguros que tiene contratados, con las compañías aseguradoras.
*-Enviar información a los clientes, relacionada con los seguros que promueve la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA, en el rol del negocio y con fines comerciales.
*-Hacer procesos de selección de personas, según lo establecen la norma de contratación: entrevistas, exámenes de ingreso, entre otros.
*- Realizar contratación del talento humano que cumpla el proceso de selección, según lo establecido por la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
*-Establecer los programas de capacitación y desempeño del talento humano.
*-Trámites de incapacidades, permisos o licencias no remuneradas del trabajador.
*- Realizar la liquidación y el retiro del empleado.
* –Mantener actualizada la información de la contabilidad, en pro de generar los reportes correspondientes a las obligaciones establecidas con las entidades estatales.
* –Estar en contacto permanente con los clientes, entregarles información de carácter comercial, con relación a la renovación de la póliza de seguro que haya sido contratadas.
*-Enviar a las aseguradoras la información suministrada por el titular, para legalizar las pólizas contratadas y otros tramite relacionado con las mismas.
*-Tramitar la cancelación de cualquier tipo de seguro adquirido previamente
por el cliente.
*-Gestionar ante las compañías aseguradoras los cambios de intermediario, cuando el cliente decide trasladar sus seguros para ser manejados por la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
Sin el ánimo de generar perjuicio de lo anterior, se entiende que el titular de la información acepta cualquier información adicional suministrada por él, teniendo en cuenta los principios que establece la Ley para el tratamiento de datos personales, los cuales podrán ser utilizados por AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las actividades propias de la empresa.
La información del titular de las bases de datos que se almacenen debe permanecer por virtud de la ley y estarán vigentes hasta que finalice la necesidad del tratamiento de los datos o hasta que el titular de los datos haciendo uso de sus derechos, solicite la supresión de sus datos.
Todo cambio o modificación que se considere sustancial y que se incorpore a la presente política posterior a su entrada en vigor, será comunicada al titular con (15) de anterioridad a la implementación de dichas variaciones.
La notificación de las modificaciones y cambios se enviarán a través de los medios de comunicación idóneos que figuren registrado a nombre del titular, en la base de datos de la AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIA LTDA.
Los lineamientos y directrices contenidas en la presente política entran en vigencia a partir del mes de febrero de año 2022 y dejan sin efecto cualquier otra Política de Tratamiento de Datos Personales adoptada previamente por AGENCIA DE SEGUROS TAMARA CIAL LTDA.
